Как это можно решить?
Если на документах указать только наименование организации, то они потеряются между подразделениями. Поэтому, при отправке документов важно четко понимать кому вы отправляете документы и указывать ФИО в графе “получатель”. В идеале обговорить этот момент с контрагентами заранее.
Как на практике?
Я подготовила закрывающие документы для одной крупной Компании, списалась с их контактным лицом, согласовала адрес и отправку почтой. После того, как мы отправили документы, я прислала сотруднику трек-код для отслеживания посылки. По нему он определил, что документы были получены, однако кем-то другим, так как при отправке я не указала его ФИО в получателях. К чему это привело?
Так как оплата производится только после получения оригиналов документов, которые сотрудник так и не смог найти в компании, произошла просрочка платежа. Я еще раз проговорила все детали с представителем компании и направила документы повторно уже с указанием ФИО. После чего все было благополучно доставлено и отправлено на оплату.
Вывод:
Всегда указывайте ФИО получателя и оговаривайте это с заказчиком, а также помните, что:
- Если отправление документов через СДЭК или почту, то вы можете выслать контрагенту трек-код, по которому он сможет отслеживать передвижение посылки;
- Если документы отправляются курьером, то обязательно укажите номер накладной, по которой будут ориентироваться получатели со стороны заказчика в случае недостающих документов или неправильности их получения.