Документ-мастер

Как устроить слежку за оригиналами документов?

Зачастую при отправке документов почтой, они теряются и не доходят до адресата. Причины бывают разные: много филиалов, большой офис, количество сотрудников. Но итог один - компании не получают оригиналы своих закрывающих документов и не могут оплатить счета во время. 

Как это можно решить?

Если на документах указать только наименование организации, то они потеряются между подразделениями. Поэтому, при отправке документов важно четко понимать кому вы отправляете документы и указывать ФИО в графе “получатель”. В идеале обговорить этот момент с контрагентами заранее.  

Как на практике?

Я подготовила закрывающие документы для одной крупной Компании, списалась с их контактным лицом, согласовала адрес и отправку почтой. После того, как мы отправили документы, я прислала сотруднику трек-код для отслеживания посылки. По нему он определил, что документы были получены, однако кем-то другим, так как при отправке я не указала его ФИО в получателях. К чему это привело? 
Так как оплата производится только после получения оригиналов документов, которые сотрудник так и не смог найти в компании, произошла просрочка платежа. Я еще раз проговорила все детали с представителем компании и направила документы повторно уже с указанием ФИО. После чего все было благополучно доставлено и отправлено на оплату. 

Вывод:

Всегда указывайте ФИО получателя и оговаривайте это с заказчиком, а также помните, что:
  1. Если отправление документов через СДЭК или почту, то вы можете выслать контрагенту трек-код, по которому он сможет отслеживать передвижение посылки;
  2. Если документы отправляются курьером, то обязательно укажите номер накладной, по которой будут ориентироваться получатели со стороны заказчика в случае недостающих документов или неправильности их получения.