Проблемы может быть две:
- Организация оплатила, вы сделали акт, отправили его, но он не дошел, либо его не отразили в учете, следовательно начались расхождения;
- Оплата происходит только после получения акта, если его нет, появляется задолженность - дебиторка.
Важно, что оплата - это расход, если документов нет , то он не считается налоговой, из-за чего может быть начислен налог и выписан штраф.
Есть ли однозначное решение?
Начнем с того, что изначально нужно договориться, во-первых, о том, кто будет ответственным лицом, ведь чем меньше посредников, тем успешнее будет передача документов и согласование, во-вторых, определиться каким образом будет происходить обмен: электронно, по почте или курьером, и в-третьих, согласовать срок обмена и получения документов.
В работе с документооборотом вам также поможет ведение структурированного архива, чтобы при необходимости можно было к нему вернуться. При этом он может быть как бумажный, так и электронный.
Как это было у меня:
Я занималась документооборот компании, которая проводит тренинги, форумы и мастер классы. У данной компании был корпоративный клиент, который проходил тренинги с октября прошлого года. Весь 2020 год документы отправлялись по стандартной схеме, никаких нареканий не было. Однако в 2021 году нам позвонил клиент и запросил акт сверки не только за этого год, но и за 2020 год. Как выяснилось, у клиента не было оригиналов документов за 3 месяца: сентябрь, июнь и июль.
Решилось все достаточно просто: я зашла в архив, нашла необходимый мне документ и договорилась с контрагентом о наиболее легком способе обмена актами - через ЭДО. Теперь документооборот стал чистым для налоговой, как с их стороны, так и с нашей.
О чем можно подумать еще:
В некоторых организациях подразделения делятся на два направления: бухгалтерия и операционные специалисты или сотрудники бэк-офиса. Они занимаются определенным видом деятельности, но стремятся закрыть одну задачу.
Чаще всего эти подразделения не коммуницируют друг с другом, в следствии возникает недопонимание, а время на подготовку документов и согласование затягивается. В нашей работе все подразделения находятся в прямом доступе друг к другу, поэтому все нюансы обговариваются в моменте.