Документ-мастер

Что такое бэк-офис: памятка для начинающих предпринимателей и ген. директоров

Бэк-офис – команда людей, которая обеспечивает работу документооборота, увеличивает производительность и оптимизирует рабочие процессы.
В задачи бэк-офиса входит грамотное оформление договоров и закрывающих документов, контроль за их своевременной отправкой и поддержка репутации заказчика (т.е качественное выполнение работы, вежливость в общение с клиентом, гибкость в решениях проблем)

Важно:

На сотрудника бэк-офиса накладывается очень большая ответственность. При наличии малейшей неточности в процессе оформления документов сделка признается недействительной. В результате пострадает клиент, а компания получит серьезные убытки.

Сложности:

«Веселые» времена в работе нашего бэк-офиса наступают, когда идет подготовка к  масштабной конференции нашего заказчика.
Идет большой поток запросов, мы стараемся обработать их и быстро ответить клиентам на все вопросы, чтобы они смогли своевременно совершить оплату и успели попасть на конференцию. Но иногда клиентам приходится ждать 1-2 дня, как бы мы не старались этого избежать. Чтобы минимизировать такие случаи и выйти на отработку запросов в режиме «онлайн», мы прибегаем к разным способам: уделяем время в выходные дни, задерживаемся на работе, откладываем другие задачи. Но понимаем, что эти трудности временны. Заканчивается конференция, мы закрываем ее, все счастливы и довольны.

Как на практике:

Было несколько компаний, которые попытались «запрыгнуть» в последний вагон и прислали реквизиты для заполнения оформления документов в ночь перед началом конференции или даже за пару часов до закрытия регистрации.
Такие запросы тоже не оставались без внимания, я искала компромисс: открывала регистрацию, просила прислать платежное поручение для подтверждение оплаты, но, к сожалению, все зависело не только от меня, не всем клиентам удалось успеть согласовать договора, либо оплатить своевременно

Что точно должен знать заказчик:

Бэк-офис должен разрабатывать и внедрять стандарты внутреннего учета, на которые должны опираться все остальные подразделения компании. 

Исходя из вышесказанного, можно зафиксировать  основные критерии при выборе сотрудников в бэк-офис:
  1. Ответственность;
  2. Трудолюбие;
  3. Умение работать в команде, коммуникабельность;
  4. Бесконфликтность;
  5. Энтузиазм.