Что такое бэк-офис: памятка для начинающих предпринимателей и ген. директоров
Бэк-офис – команда людей, которая обеспечивает работу документооборота, увеличивает производительность и оптимизирует рабочие процессы. В задачи бэк-офиса входит грамотное оформление договоров и закрывающих документов, контроль за их своевременной отправкой и поддержка репутации заказчика (т.е качественное выполнение работы, вежливость в общение с клиентом, гибкость в решениях проблем)
Важно:
На сотрудника бэк-офиса накладывается очень большая ответственность. При наличии малейшей неточности в процессе оформления документов сделка признается недействительной. В результате пострадает клиент, а компания получит серьезные убытки.
Сложности:
«Веселые» времена в работе нашего бэк-офиса наступают, когда идет подготовка к масштабной конференции нашего заказчика. Идет большой поток запросов, мы стараемся обработать их и быстро ответить клиентам на все вопросы, чтобы они смогли своевременно совершить оплату и успели попасть на конференцию. Но иногда клиентам приходится ждать 1-2 дня, как бы мы не старались этого избежать. Чтобы минимизировать такие случаи и выйти на отработку запросов в режиме «онлайн», мы прибегаем к разным способам: уделяем время в выходные дни, задерживаемся на работе, откладываем другие задачи. Но понимаем, что эти трудности временны. Заканчивается конференция, мы закрываем ее, все счастливы и довольны.
Как на практике:
Было несколько компаний, которые попытались «запрыгнуть» в последний вагон и прислали реквизиты для заполнения оформления документов в ночь перед началом конференции или даже за пару часов до закрытия регистрации. Такие запросы тоже не оставались без внимания, я искала компромисс: открывала регистрацию, просила прислать платежное поручение для подтверждение оплаты, но, к сожалению, все зависело не только от меня, не всем клиентам удалось успеть согласовать договора, либо оплатить своевременно
Что точно должен знать заказчик:
Бэк-офис должен разрабатывать и внедрять стандарты внутреннего учета, на которые должны опираться все остальные подразделения компании.
Исходя из вышесказанного, можно зафиксировать основные критерии при выборе сотрудников в бэк-офис: