Гарантийное письмо - это документ, в котором должник признает свои обязательства и обязуется их исполнить. На практике ГП получило широкое применение в разных ситуациях, также оно может меняться в зависимости от содержания, например:
- Как предоставление юридического адреса для налоговой инспекции при открытии организации;
- По признанию долга по договору поставки, оказание услуг, определение сроков погашения долга;
- Как просьба продать товар в долг на условиях отсрочки платежа;
- Как подтверждение факта оплаты.
Любое Гарантийное письмо должно быть оформлено на фирменном бланке представителя этого письма и скрепляться подписью директора, бухгалтера фирмы и печатью. ГП содержит наименования товара, услуги, накладной, все реквизиты организации, счет, с которого будет осуществляться платеж и место нахождения банка в котором открыт счет.
К ГП прилагается: копия свидетельства о регистрации организации, о постановке на учет в ИФНС, копия приказа о назначении директора, и свежая выписка из ЕГРЮЛ.
ВАЖНО
Текст Гарантийного письма должен быть тщательно составлен, потому что оно может иметь свой контекст, в зависимости от того, чему оно посвящено. Обязательно должны быть прописаны условия и предмет договора, а также услуги, которые производились или будут произведены. Каждый пункт, прописанный в письме должен быть выполнен в обязательном порядке.
Судебная практика
Принятие или непринятие судом Гарантийного письма, как договора заключенного сторонами, зависит от текста документа, оговоренного обеими сторонами. В противном случае, придется полагаться на добропорядочность и добросовестность друг друга.
Если Гарантийное письмо написано не правильно, оно не всегда может выступать в суде, как доказательство заключения или намерения заключения договора. В этом случае, организация сама должна принимать решение принимать письмо или отказать контрагенту
Соглашаться или не соглашаться на ГП?
Однозначного ответа нет. Любое решение отдается организации.
Бывают разные ситуации. Например, договор только начали оформлять, а мероприятие уже завтра, следовательно оплата еще не прошла. В таких случаях можно составить ГП, где будет прописано все о мероприятии и услугах, которые контрагент обязуется выплатить. Важно тщательно прописывать каждый пункт.
Личный опыт:
Как правило, вопрос соглашаться на составление Гарантийного письма или нет у меня не стоит. Я часто использую этот инструмент в своей работе и отказываю только тем, с кем у меня был опыт долгого согласования документов или оплаты.
В апреле, перед майскими праздниками многие поняли, что не успевают согласовать оплату по договору, тогда я сама предлагала составить ГП. В моей практике проблем с письмом никогда не было, а оплата приходит даже раньше указанной даты.
Что еще интересного:
Недавно я помогала в организации мероприятия, на которое многие хотели попасть. Одна из компаний, которая проявила такое желание сообщила, что они не успевают согласовать договор. Произошло это за один день до самого мероприятия.
Обычно, если договор согласован, проблем с подписание ГП нет, потому что уже есть большая гарантия того, что счет будет оплачен. В случае же, когда договор не согласован есть риски, что ген. директор компании не согласует договор в дальнейшем.
Чтобы избежать такой ситуации компания отказалась от ГП и от участия в мероприятии, с намерениями прийти на него в следующем году.
Поэтому, если договор не согласован и нет хотя бы подписанного скана, лучше не составлять и не соглашаться на Гарантийное письмо, ведь договор может быть отклонен на последней стадии согласования.